Kofax PaperPort 14 Professional per un lavoro efficiente

In quasi tutti gli uffici, le cartelle dei file si accumulano negli armadi. Dato che ci sono anche periodi di conservazione legale, nel tempo si accumulano grandi quantità di cartelle con bolle di consegna, fatture e corrispondenza completata. Se un documento importante ha bisogno di essere consultato di nuovo dopo un certo periodo di tempo, è necessaria una ricerca noiosa. La persona che era responsabile dell'archiviazione potrebbe non lavorare più nell'azienda o potrebbe essere stata trasferita ad un altro dipartimento. È molto più facile e chiaro archiviare i documenti in forma digitale. Ma come si possono digitalizzare i documenti cartacei velocemente e facilmente? La risposta è Kofax PaperPort 14 Standard o Professional.

Cosa può fare questo software moderno?

Aiuta a scansionare i documenti cartacei. Questi vengono poi convertiti in formato PDF. Questo è un formato di file che è diventato lo standard nel settore professionale così come nel settore privato. Il grande vantaggio di questo formato è che esiste un visualizzatore gratuito per ogni sistema operativo . Questi non sono solo disponibili per Windows e Linux, ma anche per Mac, Android e tutti gli altri sistemi. Pertanto, non c'è nessun utente che non può visualizzare tale documento. Tuttavia, il software Kofax non converte solo semplici file di testo, ma anche documenti con layout molto complessi. Questi possono essere opuscoli, volantini o altre cose. In ogni caso, tutto viene visualizzato fedele all'originale.

Ma non è tutto. È anche possibile apportare modifiche ai documenti scansionati. Il software è dotato di numerose funzioni di editing che sono molto simili al software di elaborazione testi. Questo è un enorme vantaggio perché i cambiamenti importanti possono ancora essere fatti prima del deposito finale. Non è necessaria un'applicazione aggiuntiva per questo.

Archiviazione dei documenti comoda e chiara

Come progettare il tuo sistema di archiviazione è, ovviamente, una tua scelta. A seconda del volume e del numero di documenti da archiviare, vengono utilizzati diversi sistemi. Alcune aziende usano semplicemente anni e mesi. In altre aziende ha luogo un ordinamento per argomenti. Altri usano l'ordine alfabetico per le loro cartelle. Con Kofax PaperPort 14 Professional benefici anche dell'opzione di archiviazione su un'unità di rete. Questo rende molto facile condividere i documenti con altri colleghi. L'ingombrante invio di file via e-mail non è più necessario.

Anche con un'archiviazione ottimizzata, può succedere che improvvisamente non ricordi più dove è stato salvato un certo documento. Tuttavia, questo non è motivo di preoccupazione. Sia Kofax PaperPort 14 Standard che Professional hanno una funzione di ricerca intuitiva e facile da usare. Tutto quello che devi fare è inserire una parola chiave nella casella di ricerca. Ti verrà quindi presentata una lista di documenti che contengono quel termine. Questa è una grande comodità.

Perché dovresti comprare Kofax PaperPort 14 Professional?

Questo software moderno ti aiuta nel tuo lavoro d'ufficio quotidiano. I documenti cartacei vengono scansionati in pochissimo tempo e non occupano più spazio sullo scaffale dell'archivio. Con una varietà di opzioni di archiviazione e una potente funzione di ricerca, beneficerai di un carico di lavoro ridotto e di un risparmio di tempo. Amerai sicuramente questo software perché renderà la tua vita quotidiana in ufficio molto più facile.

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